Para todos los que trabajamos en el ámbito de las remuneraciones y cumplimiento legal de los pagos laborales, ha representado un gran desafío el cierre de las novedades de nómina para cumplir con los propósitos administrativos de auditoría y autorizaciones, para luego surtir el proceso financiero; de tal suerte que los colaboradores reciban el pago oportuno.
Riesgos de establecer el cierre de nóminas unos días antes de fin de mes
Muchas compañías, dentro de sus políticas, han establecido el cierre de las novedades de nómina unos días antes del cierre de quincena o de mes. Es así como hay compañías que “cortan” las novedades el día 25 en el caso de las nóminas mensuales. Esto de alguna manera se volvió la costumbre administrativa, ya que permitía el cumplimiento interno de la compañía.
Entonces, ¿qué pasaba para aquellas incidencias que estaban por fuera de ese corte?; y hablo en pasado por lo que les voy a exponer más adelante. Lo que ocurría era que se tenían en cuenta para el mes siguiente y total para el empleado su pago quedaba surtido en el marco de la política interna de la compañía. Esta práctica siempre tuvo una exposición de riesgo frente al cumplimiento de las cargas impositivas en materia de seguridad social, si tenemos en cuenta que el Artículo 70 del Decreto 806 de 1998 determina la forma como se deben llevar a cabo las cotizaciones cuando ocurren permisos y/o licencias remuneradas o vacaciones. Y es que el Ingreso Base de Cotización (IBC), en estos casos, es el último IBC reportado con anterioridad a la fecha en que el colaborador tiene la incidencia.
Veamos con un ejemplo el caso:
Si Margarita inició sus vacaciones o solicitó un permiso remunerado el día 27 al 31 del mes de enero (por fuera del corte, pues este estaba por política en el día 25), su IBC en seguridad social gracias al corte quedaría con el devengado salarial del mes de enero completo como si hubiese laborado los 30 días, y según la política de la compañía, en el mes de febrero se le aplicarían las vacaciones o licencia remunerada de esa incidencia con IBC del mes de enero. Esto no sería correcto, en la medida que el IBC real debió ser el de Diciembre.
Soluciones tecnológicas para asegurar el cumplimiento normativo
Con la fiscalización de la UGPP en el tema, aunado a la obligación de reporte en nómina electrónica de cada una de las incidencias de cada mes, ha dejado al descubierto que la política empresarial y los procesos se deben ajustar para que el cumplimiento legal sea exacto. Para ello es necesario aplicar soluciones tecnológicas de nómina. Hay que actualizar y utilizar herramientas tecnológicas a nivel de software y robótica, de tal suerte que se den las siguientes situaciones:
- Cambio en los procesos internos que permitan mitigar la exposición tales como cierres de solicitudes de vacaciones y de permisos remunerados.
- Cambios tecnológicos que permitan acortar los tiempos de procesamiento de la nómina.
- Uso de la tecnológica para auditoría y aprobación.
Esta situación pone a prueba la capacidad de la compañía de hacer cambios al ritmo de entornos dinámicos en los que el uso de las nuevas tecnologías juega un papel fundamental.
Si necesitas más información o asesoramiento para actualizar tus procedimientos y asegurar el cumplimiento normativo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
