El tema de los viáticos y la gestión de riesgo de incumplimiento legal requiere ser analizado desde muchas ópticas. Especialmente porque tiene aristas que tocan diferentes normativas y, por tanto, muchos entes fiscalizadores con legislaciones contenidas en el Código Sustantivo del Trabajo (CST), Estatuto Tributario y Legislación Contable.
Las empresas que tienen a su fuerza de ventas en recorridos fuera de su sede, requieren entregar a sus colaboradores los recursos para su alojamiento, manutención (alimentación) y transporte. Esto podría verse a simple vista como fácil de tratar a nivel de cumplimiento, de no ser porque el Artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo establece que, los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a la manutención y alojamiento del trabajador, pero no en lo correspondiente a gastos de transporte. Y, agrega el mismo artículo que debe especificarse al momento de la entrega so pena de ser considerado la totalidad como salario.
Al ser salario, tiene implicaciones a nivel prestacional y de vacaciones en favor del trabajador y poco importa el medio de pago que se use para su cancelación. Muchas compañías procuran entregar tarjetas de crédito a sus colaboradores para que cancelen estos rubros y posteriormente, invocando que es una tarjeta empresarial, no registran los viáticos en la nómina sino a nivel contable como gasto en su totalidad. Lo cual deja expuesta a la compañía a
a) Reclamación por parte del colaborador,
b) requerimiento por parte de la UGPP por no liquidarse estos valores dentro del IBC del colaborador
c) incumplimiento en Nomina Electrónica ante la Dian,
d) incumplimiento en reporte de certificado de ingresos y retenciones formato 220 y
f) incumplimiento en el formato 2276 de exógena.
Ahora analicemos a nivel tributario, y para ello traemos a referencia la compilación Jurídica de la DIAN oficio 908123 de 2021. La Dian en su doctrina deja en claro que los viáticos ocasionales no constituyen ingresos en cabeza del colaborador y hace exigencias a nivel formal de los documentos requeridos para que sea descontable como gasto para el empleador. Así mismo, expone que como los viáticos permanentes son derivados de la relación laboral y reglamentaria, constituyen ingreso laboral gravado para el trabajador.
En consecuencia, este ingreso está sujeto a retención en la fuente y pago a título de renta para el colaborador y para la compañía. A efectos de hacer deducible esta erogación se debe cumplir con las obligaciones de aportes en seguridad social y parafiscales, así como en los diferentes reportes de información como nómina electrónica, medios magnéticos y certificado de ingresos y retenciones o pena de desconocimiento del gasto y sanción por no reportar.
Si ya lo anterior no fuera delicado y riesgoso, la disposición de estar gravados en cabeza del colaborador tiene el agravante que, cuanto más viaje el empleado, mayores impuestos tendrá que asumir de sus propios recursos. Y esto probablemente provocará un problema en el desempeño de sus funciones al verse desmotivado a realizar funciones por fuera de su sede.
El cumplimiento normativo en materia laboral y fiscal requiere que el área de nómina no tome a la ligera la forma como se contabilizan los viáticos y los gastos de transporte, y se realicen los cálculos en la nómina de forma adecuada, lo que implica en primera instancia conocer las normas, aplicarlas y calcular las consecuencias para el colaborador y su motivación en el desempeño de sus funciones.
La tecnología, tener un equipo en nómina capacitado, y articulación contable de estos registros pueden minimizar el riesgo de sanciones y reclamaciones por parte de los colaboradores y de los entes de control. Otra medida que se puede tomar es el uso de Gross up para calcular el impacto al colaborador, pero este último tema será el motivo del siguiente artículo.
