Evitar sanciones cumplimiento normativo de la nómina

El cumplimiento de las normativas laborales es una de las principales responsabilidades que enfrentan las empresas al gestionar su nómina. El incumplimiento de las leyes vigentes puede acarrear sanciones económicas y dañar la reputación corporativa, además de generar conflictos laborales que afecten la productividad. 

En este contexto, es crucial que las organizaciones comprendan las claves para evitar sanciones relacionadas con la nómina, manteniéndose al día con los cambios legislativos y previniendo errores comunes en la administración de pagos y beneficios.

Cambios recientes en legislación laboral en Colombia

En los últimos años, diversos países de América Latina, incluido Colombia, han implementado cambios sustanciales en su legislación laboral. Estos cambios han impactado de manera directa la forma en que las empresas deben gestionar sus nóminas. Algunos de los principales cambios son:

    1. Reformas en el salario mínimo y sus implicaciones: Las actualizaciones periódicas del salario mínimo y su incidencia en los pagos de los trabajadores son un aspecto fundamental en la normativa laboral. Las empresas deben actualizar sus nóminas de acuerdo con las nuevas disposiciones para garantizar el pago adecuado a sus empleados. Según el Ministerio de Trabajo de Colombia (2023), el incumplimiento en el ajuste de los salarios mínimos puede acarrear sanciones de hasta el 200% de la diferencia no pagada.
    2. Reformas en la seguridad social: Las reformas en las contribuciones a la seguridad social, como las relacionadas con pensiones, salud y riesgos laborales, requieren que las empresas estén muy atentas a los porcentajes establecidos por las entidades gubernamentales. Un error común es no realizar las deducciones correctas o no cumplir con los plazos para su pago, lo cual puede resultar en multas o sanciones.
    3. Nuevas regulaciones sobre el trabajo remoto: La pandemia global aceleró la adopción del teletrabajo, y muchos países han legislado sobre cómo deben manejarse los pagos y beneficios para los trabajadores a distancia. En Colombia, la Ley 1221 de 2008 y su reglamentación actualizada exigen que las empresas cumplan con ciertas obligaciones específicas al contratar trabajadores bajo esta modalidad.
    4. Cambios en las tarifas del Fondo de Solidaridad Pensional
      La próxima entrada en vigencia de la Ley 2381 a partir del 1 de julio de 2025 comienza una nueva tabla de tarifas que se aplicaran como sigue:

      IBC (SMMLV) PORCENTAJE
      Igual o superior a 4 y menor a 7 1.5%
      Igual o superior a 7 y menor a 11 1.8%
      Igual o superior a 11 y menor a 19 2.5%
      Igual o superior a 19 y menor o igual a 20 2.8%
      Superior a 20 3.0%
    5. Cambios en la jornada máxima legal
      La ley 2101 de 2021 estableció una reducción gradual hasta alcanzar 42 horas semanales el 16 de julio de 2026. En lo que respecta al año 2025 a partir del 16 de julio la jornada laboral se reducirá a 44 horas semanales.

Errores comunes en la gestión de la nómina que pueden generar multas

Los errores en la gestión de la nómina son más frecuentes de lo que parece, y muchos de estos pueden derivar en sanciones económicas significativas para las empresas. Algunos de los errores más comunes incluyen:

  • No registrar adecuadamente a los empleados: El no registrar correctamente a los trabajadores o no mantener un registro adecuado de las horas trabajadas puede acarrear sanciones. De acuerdo con la Ley 50 de 1990, las empresas deben llevar una bitácora detallada de cada empleado, incluyendo su horario de trabajo, salario y demás beneficios. El incumplimiento de este requerimiento puede generar multas administrativas.
  • Errores en las deducciones de impuestos: Una de las áreas donde más empresas cometen errores es en las deducciones de impuestos a la renta, y seguridad social,  que deben ser descontadas del salario de los empleados. Según el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) en Colombia, las empresas tienen la obligación de realizar las deducciones y pagos correctos a las entidades competentes. Si no se realiza correctamente, las empresas pueden enfrentarse a sanciones de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), la UGPP (Unidad de gestión de pensión y parafiscales), Ministerio de Protección social entre otras. 
  • No pagar las prestaciones sociales a tiempo: Las prestaciones sociales, como las cesantías, vacaciones y primas, son derechos fundamentales de los trabajadores. El no pago en los tiempos estipulados por la ley puede resultar en demandas laborales y sanciones. Es crucial que las empresas cumplan con los plazos establecidos para el pago de estos beneficios.
  • Falta de transparencia en los contratos laborales: No formalizar adecuadamente los contratos laborales o realizar acuerdos verbales en lugar de escritos puede generar disputas legales. Además, es obligatorio especificar claramente en los contratos las condiciones de trabajo, incluyendo salario, jornada laboral, beneficios y demás aspectos fundamentales.

Mantenerse en el cumplimiento normativo: Estrategias de gestión y control de nominas

Para evitar las sanciones derivadas de errores en la nómina, las empresas deben implementar estrategias de gestión y control adecuadas, como ser:

  • Actualización constante en normativas: Las empresas deben mantenerse informadas sobre las reformas legislativas en materia laboral. Sus departamentos de recursos humanos y contabilidad deben tener acceso a seminarios, cursos de actualización o consultoría legal especializada para adaptar sus procesos. En esta época estar atentos a los cambios sustanciales de la reforma pensional, reducción de la jornada laboral etc. 
  • Automatización de procesos de nómina: Implementar software especializado en gestión de nómina puede ayudar a reducir errores humanos, asegurar que todos los pagos y deducciones sean precisos y a tiempo, y facilitar la generación de informes para auditorías internas o externas.
  • Capacitación continua: Capacitar a los responsables de la gestión de nómina sobre las leyes y regulaciones actuales puede prevenir muchos errores comunes. Los equipos de recursos humanos y contabilidad deben estar al tanto de las mejores prácticas en el manejo de la nómina.
  • Auditorías periódicas: Realizar auditorías internas o externas de la nómina es una excelente manera de identificar posibles áreas de incumplimiento o errores en los cálculos de los salarios, deducciones y beneficios.

El cumplimiento normativo en la nómina es fundamental para las empresas, ya que los cambios en la legislación laboral y los errores comunes pueden tener graves consecuencias. Sin embargo, mediante la actualización constante de normativas, la automatización de procesos y la capacitación del personal, las organizaciones pueden evitar sanciones y asegurar el bienestar de sus colaboradores.

Si experimentas alguna dificultad normativa en el cumplimiento de tus nóminas o si tienes alguna consulta específica, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Paynext, garantizamos precisión, cumplimiento y cero riesgos en la gestión de nóminas.

Referencias