En el artículo anterior tratamos el tema de los viáticos y sus implicaciones en materia laboral y tributaria, tanto para el empleador como para el colaborador. En este orden de ideas, les prometimos un artículo sobre el gross up, término que se ha devenido como efecto de la globalización y que no solo tiene que ver con asuntos de nómina sino también en contrataciones de servicios y el pago de bonos y viáticos, entre otras cosas.
El gross up es el proceso matemático mediante el cual se lleva un pago neto (después de impuestos y contribuciones) a su equivalente bruto. Se utiliza cuando la empresa decide asumir el pago de impuestos y contribuciones para garantizar que el empleado reciba un monto específico sin reducciones. Es muy común hacerlo en los contratos con multinacionales donde suele haber cláusulas que tienen como objetivo igualar las compensaciones en todos los países. Estas cláusulas incluyen asumir por parte de la compañía todos los impuestos y contribuciones derivadas de unos montos que usualmente se refieren a bonos o estímulos por cumplimientos que reciben los empleados.
Un ejemplo típico es el de los viáticos. Si el empleador desea entregar al colaborador el valor de sus erogaciones derivadas de una correría para sus vendedores. La única forma de entregarles el valor real es haciendo un cálculo de gross up que le permita equilibrar cualquier impuesto o contribución adicional que debe pagar el empleado a consecuencia de esos viáticos.
Implicaciones laborales y tributarias del gross up
Para avanzar, tenemos que mirar la implicación de ese gross up en materia laboral y tributaria para el empleado porque se puede ver que se forma un círculo de recálculo sobre el mismo valor, entonces tenemos:
a) Definir si el Gross up es salario o no: veamos que dice el Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo “constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte”. Así las cosas, obliga al pago de contribuciones: Para el empleado en Seguridad Social (salud y pensión) y para el empleador en bases para prestaciones sociales, vacaciones, seguridad social y parafiscales.
b)Definir tributariamente el Gross up como rentas de trabajo con carga impositiva o no para el colaborador: El Artículo 103 del Estatuto Tributario predica que “Se consideran rentas exclusivas de trabajo, las obtenidas por personas naturales por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales”. Entonces no hay duda que estos pagos son imponibles en renta para el colaborador y obligatoria la retención en la fuente por parte del empleador.
Vale la pena traer el concepto 237 de 2022 de la Dian sobre el tratamiento tributario del gross up. La Dian considera que el gross up es válido dentro de la libertad contractual entre las partes. Sin embargo, al considerarse que la empresa está asumiendo impuestos de terceros (en este caso impuestos que corresponden al trabajador), el gasto no es deducible para efectos tributarios.
Cómo calcular el gross up
El cálculo del Gross up sería relativamente fácil utilizando la siguiente fórmula: Pago Bruto = Pago neto / 1 – alicuota aplicable. Sin embargo, en Colombia este cálculo se complica mucho porque el pago bruto es base para el pago de cargas en seguridad social, especialmente en el fondo de solidaridad pensional de acuerdo al nivel de ingreso, y lo mismo sucede con la retención en la fuente escalonada de acuerdo al ingreso y con deducciones que también dependen del nivel de ingreso y de topes particulares.
Estas complicaciones demandan un alto conocimiento laboral y tributario para realizar los cálculos adecuadamente y no solo aplicar la fórmula, pues lo que se busca es pagar realmente el valor bruto sin afectaciones.
Hay dos tipos de métodos más usados, el del porcentaje y el del valor agregado; en el primero, se trata de establecer el porcentaje de afectación de la carga impositiva más los aportes a seguridad social y calcular del neto para llevar al bruto esperado dejando incluidos sus aportes y retención en la fuente de salario regular y solo calculando la afectación del bono o del viático que se desea entregar a valor bruto. En el segundo método del aumento bruto, se fundamenta en realizar los cálculos con el valor neto sobre uno menos la tasa de suplementaria calculada valorando las deducciones totales sobre el valor bruto.
Estos cálculos pueden ser realizados internamente en las compañías, pero es importante que se tenga una asesoría adecuada o un equipo especializado que realice los cálculos de tal forma que realmente se llegue al bruto deseado sin detrimento del colaborador ni pagos de más por parte de la compañía.
Si necesita un asesoramiento más detallado sobre cómo realizar los cálculos en el caso particular de su empresa no dude en ponerse en contacto con nosotros.
